公文怎麼打,簽怎麼打,發函怎麼寫,轉貼一個政府公文書格式參考範例的PDF

政府文書格式參考規範

法律統一用字表

公文之種類

一、 依據法律而分
(一)依「公文程式條例」:分為令、呈、咨、函、公告、其他公文,簡述如下:
1.令:發布行政規章,發表人事任免、遷調、獎懲時使用。
2.呈:對總統有所呈請或報告時使用。
3.咨:總統與立法院、監察院公文往復時使用。
4.函:各機關間處理公務有左列情形之一時使用。
(1)下行文:上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復。
(2)上行文:下級機關對上級機關有所請求或報告時。
(3)平行文:同級機關間行文時。
(4)斜行文:不相隸屬關係之不同級機關往來之公文書。
5.公告:各機關就主管業務,向公眾或特定之對象宣布週知時使用。其方式
得張貼於機關之佈告欄,或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。
6.其他公文:
(1)書函:於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用之,並可代替
過去之便函、備忘錄,其適用範圍較函為廣泛,其性質不如函之正式。
(2)開會通知單:召集會議時使用。
(3)公務電話紀錄:凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項,經通話後,發話人如認有必要,可將通話紀錄複寫兩份,以一份送達受話人,雙方附卷,以供查考。
(4)手令或手諭:機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。
(5)簽:承辦人員就職掌事項,或下級機關首長對上級機關首長有所陳述、請示、請求、建議時使用。
(6)報告:公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等;或機關所屬人員就個人事務有所陳請時使用。
(7)箋函或便箋:以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用(箋函作法舉例見附錄 6)。
(8)聘書:聘用人員時使用。
(9)證明書:對人、事、物之證明時使用。
(10)證書或執照:對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用。
(11)契約書:當事人雙方意思表示一致,成立契約關係時使用。
(12)提案:對會議提出報告或討論事項時使用。
(13)紀錄:記錄會議經過、決議或結論時使用。
(14)節略:對上級人員略述事情之大要,亦稱綱要。起首用「敬陳者」,末署「職稱、姓名」。
(15)說帖:詳述機關掌理業務辦理情形,請相關機關或部門予以支持時使用。
(16)定型化表單:。

公文用語規定
(一)期望及目的用語,得視需要酌用「請」、「希」、「查照」、「鑒核」或「核示」、「備查」、「照辦」、「辦理見復」、「轉行照辦」等。
(二)准駁性、建議性、採擇性、判斷性之公文用語,必須明確肯定。
(三)直接稱謂用語:
1. 有隸屬關係之機關:上級對下級稱「貴」;下級對上級稱「鈞」;自稱「本」。
2. 對無隸屬關係之機關:上級稱「大」;平行稱「貴」;自稱「本」。
3. 對機關首長間:上級對下級稱「貴」;自稱「本」;下級對上級稱「鈞長」,自稱「本」。
4. 機關(或首長)對屬員稱「台端」。
5. 機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、「台端」;對團體稱「貴」,自稱「本」。
6. 行文數機關或單位時,如於文內同時提及,可通稱為「貴機關」或「貴單位」。
(四)間接稱謂用語:
1. 對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」,如一再提及,必要時得稱「該」;對職員稱「職稱」。
2.對個人一律稱「先生」「女士」或「君」

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